Già in passato vi ho spiegato quanto credo sia importante iniziare a pianificare per tempo per organizzare le feste di compleanno dei bambini.
Stabilire una data è la prima cosa a cui pensare: selezionate possibili date e cercate di capire quale andrebbe meglio, magari confrontandovi con gli impegni della vostra famiglia. Tenete conto anche dei possibili periodi di festa: per esempio mio figlio compie gli anni il 5 febbraio, che spesso cade nel pieno del periodo di Carnevale. Quindi devo partire con molto anticipo, anche due o tre mesi prima se voglio affittare una sala o prenotare da qualche parte, perché so già che i weekend di febbraio andranno a ruba!
Non sempre però è possibile organizzare la festa proprio il giorno del compleanno: i motivi possono essere diversi, ma è comunque importante decidere la data della festa al più presto. Tutto poi ruoterà attorno ad essa!
La location è il secondo aspetto da decidere al più presto, soprattutto quando ci sono dei bambini come invitati. In base a grandezza e tipologia della location potrete capire quante persone invitare.
Spesso si decide prima il numero di invitati e poi la location, ma secondo me così si creano più difficoltà organizzative e ci si complica inutilmente la vita: per esempio potreste aver deciso di invitare una trentina di persone ma impazzire per trovare la location adatta. Oppure avere già spedito gli inviti per la festa che volete organizzare a casa ma rendervi conto che gli spazi non sono sufficienti o che la vostra casa proprio non è adatta.
Consigli pratici per la scelta della location
Se organizzate la festa a casa vostra:
- fate una stima realistica di quante persone, tra adulti e bambini o solo bambini, potete ospitare negli spazi che metterete a disposizione; se non sono troppo grandi, meglio qualche persona in meno che avere tanta confusione;
- chiudete o segnalate in modo chiaro le aree della casa dove gli invitati non possono andare;
- se festeggiate in giardino, state attente che cancelli e recinti siano chiusi e sicuri e impediscano ai bambini di uscire senza essere visti o agli estranei di avvicinarsi senza il vostro controllo;
- nascondete tutto quello di fragile o delicato che potrebbe rompersi.
Se festeggiate in una location in affitto:
- chiudete l’accesso a scale, sgabuzzini o zone sopraelevate che potrebbero essere pericolose;
- controllate sempre che i bagni siano puliti e adatti all’età dei bambini;
- controllate che gli impianti di riscaldamento o aria condizionata siano funzionanti e accesi già qualche ora prima della festa;
- se festeggiate in inverno, accertatevi che ci sia un posto dove riporre giacche e cappotti; se la giornata è piovosa o nevica, mettete una o più pedane all’ingresso per evitare che il pavimento si sporchi di acqua o fango;
- chiedete indicazioni precise sulle ore comprese nel prezzo, se possibile fatevi mettere tutto per iscritto. Mi è capitato di ritardare di pochi minuti a liberare la location e di vedermi addebitato in più il costo di una intera ora, senza che nessuno mi avesse avvisato prima di questa “intransigenza”.
Se festeggiate in un parco pubblico:
- abbiate cura di creare dei limiti alla zona dove giocheranno i bambini, in modo che non si disperdano troppo e allo stesso tempo che estranei non si “intrufolino” alla festa;
- se siete da sole a gestire i bambini, meglio un parco delimitato da mura o cancelli, così riuscirete a tenere sott’occhio tutti gli invitati e sarete più tranquille.
Queste semplici accortezze vi permetteranno di rganizzare le feste di compleanno dei bambini in sicurezza e di non avere sempre l’ansia che i bambini possano farsi del male. E anche di capire da subito, ancora prima della scelta, se una location può fare o meno per la festa che volete regalare ai vostri bambini.
In passato ho creato un elenco di location per festeggiare in inverno e in estate.
Quando scegliere la location
Io consiglio sempre di iniziare a fare ricerche o decidere la location almeno un mese prima, perché così avrete una stima realistica di chi invitare e potrete muovervi di conseguenza.
Di solito mi muovo come segue:
- inizio a fare una ricerca delle location disponibili per organizzare feste per bambini nella zona, cerco se hanno un sito web o un numero di telefono e mi prendo un po’ di tempo per telefonare e chiedere sia la disponibilità per la data che mi interessa, sia il prezzo, sia un po’ di informazioni generali su cosa fare il giorno della festa;
- poi seleziono 2 o 3 location che mi hanno convinta di più e se ho modo vado a visitarle di persona insieme ai festeggiati oppure consiglio alle mie clienti di farlo;
- scelta la location, faccio una checklist list di tutte le informazioni ricevute.
Non dimenticate il piano B
Al giorno d’oggi inoltre, vi consiglio vivamente di tenere in considerazione la stagione, le previsioni meteo e anche la questione salute. Abbiamo imparato negli ultimi anni e sulla nostra pelle che gli imprevisti sono sempre dietro l’angolo e per evitare di stressarvi troppo e magari ritrovarvi a dover disdire la festa con grande dispiacere dei vostri figli, vi consiglio di pensare da subito a un piano B.
Ecco alcune idee:
- Se la festa è all’aperto, dovete tenere in conto che potrebbe piovere o nevicare, a seconda della stagione. Quindi sarebbe meglio chiedere se c’è la possibilità di avere una postazione anche al coperto. Se non c’è, informate subito gli invitati che in caso di maltempo la festa sarà spostata a un’altra data, che avrete già stabilito.
- Se invece festeggiate al chiuso in un periodo invernale, visti i tempi che corrono dovreste tenere conto che malanni stagionali e Covid potrebbero tenere a casa vari invitati. Anche in questo caso potete pensare a una data alternativa, informandovi da subito per la disponibilità della sala; oppure potete decidere di festeggiare a casa in collegamento video, negli ultimi anni sono state create varie alternative originali e se non sapete cosa fare io posso sempre aiutarvi!
Pensare anche a un piano B potrebbe sembrarvi un motivo in più di stress per organizzare le feste di compleanno dei bambini, ma vi assicuro che è più semplice di quanto sembri e una volta che l’avrete fatto non dimenticherete mai più di preparare piani B per ogni festa!
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Photo by Eilis Garvey on Unsplash.